Cómo calcular los gastos de un negocio de artesanía

A la hora de iniciar un proyecto empresarial, uno de los puntos clave es la economía y la gestión de los gastos. Lo sé, a todos nos da una pereza enorme tener que calcularlos, sumarlos, restarlos,… y volverlos a calcular. Pero lejos de ser una obligación contable, “hacer números” es una herramienta básica que te ayudará en tu día a día. Por ello, seas de ciencias o de letras, hoy queremos mostrarte una guía rápida de como calcular los gastos de un negocio de artesanía.

Consejos para calcular los gastos de tu negocio de artesanía

El primer paso: la actitud

Sí, como lo lees. Conozco algunos artesanos que, desbordados por su propio trabajo, dejan de lado la parte más protocolaria de su negocio: la contabilidad y la fiscalidad. La falta de interés o el aburrimiento que suele despertar suele ser el inicio de un sinfín de dolores de cabeza. De hecho, puedo afirmar que ha supuesto el cese de propio negocio en más de un caso. Por este motivo, es importante que le des a los números la atención que se merecen. En muchos casos, parte de esta actividad puede externalizarse. De hecho, es más que recomendable. La ayuda de un profesional especializado o un gestor puede librarnos de muchos errores y nos ahorrará bastante tiempo. En cualquier caso, es tu obligación realizar un registro con todas las partidas de ingresos y gastos. Contra más detallada y estandarizada sea más tiempo requerirá, pero tendrás mayor información acerca de por dónde va y viene el dinero.

Gasto vs. inversión

Con la idea de que los números son tus amigos, el siguiente paso es tener claro una diferenciación previa: no es lo mismo un gasto que una inversión. Ambas implican desprenderse de dinero, pero el resultado no es el mismo. Mientras un gasto debería ayudarte a desarrollar tu actividad y alcanzar tus objetivos, una inversión te ayudará a multiplicar los beneficios. Esto no tiene porqué traducirse solo en dinero. Por ejemplo, contratar un asesor fiscal puede parecerte un gasto al principio pero supondrá una inversión que te beneficiará en tranquilidad y tiempo.

Por otra parte, toda inversión implica cierto riesgo ya que trabajas en base una perspectiva de futuro. Nadie te asegura que la recuperes, aunque la experiencia y estar bien informado pueden ayudarte mucho. Así pues, es importante que diferencies entre gasto e inversión también a nivel de ahorros. Destina partidas separadas a cada campo aunque, si estás empezando todo te parezca lo mismo.

Registro de gastos

Si eres artesano o maker de productos o servicios, tus gastos deben diferenciarse en dos grandes bloques: los tuyos y los de tu empresa. En muchos casos, el propio artesano es el principal o único trabajador de la empresa, por lo que tus gastos pueden repercutir directamente en el negocio. Para ilustrar mejor la separación  de lo “personal” y lo “empresarial”, te mostramos este esquema:

Yo, como particular, tengo:

•  Gastos fijos: residencial (alquiler, hipoteca,…),  suministros (agua, gas, luz, teléfono,…) , alimentación y bebidas,  educación (propia o de tus hijos), seguros, ahorros, plan de pensiones, impuestos, créditos bancarios, transporte (uso diario), etc.

• Gastos variables: viajes, actividades de ocio, restaurantes, medios (diarios, revistas, canales de pago,…), vacaciones, regalos a familiares, amigos, etc.

Mi empresa

• Gastos fijos:  espacio (hipoteca, alquiler,…), mantenimiento del espacio (reformas),  suministros (agua, gas, luz, teléfono,…), seguros, ahorros para gastos futuros/ inversión, impuestos sobre tu actividad,  promoción y publicidad, créditos,sueldo de los trabajadores (si tienes), mantenimiento web, material de oficina, formación profesional, etc.

• Gastos variables (si ofreces servicios): plantaemiento y diseño del servicio, correcciones (tiempo), preparación de la entrega (formatos), otros.
• Gastos variables (si ofreces productos): materia prima (madera, arcilla, pintura,…), herramientas, embalaje, transporte (logística), etc.

Cálculo final: ¿cuántos gastos tiene tu negocio?

Tras recopilar todos los gastos anuales, tuyos y de tu empresa, deberás agruparlos de manera ordenada. Nuestro consejo es que realices una hoja de cálculo o Excel con toda esta información. Es mucho más fácil, visual y podrás identificar los importes más elevados o detectar fluctuaciones. Para ello, puedes seguir este mismo esquema u otro que mejor se ajuste mejor a tu estilo de vida y actividad.

Una vez hecha la distribución, sumamos los importes y los dividimos por el periodo que deseemos. Lo más aconsejable es hacerlo por 12, así verás los gastos que tienes cada mes. Dicho de otra manera, verás lo que debes ganar cada mes para cubrir todos los gastos.

Esperamos haberte ayudado a identificar los gastos de tu negocio de artesanía o handmade. Y si tienes cualquier duda, no olvides dejar tu comentario 😉

Nos vemos en el próximo post!